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外貿一般會涉及到許多的單據(jù)和證書，主要包括發(fā)票、箱單、提單、保單、原產地證明、報關單、信用證等，這些單證的作用也不盡相同，有給用戶的、有給銀行的，還有的給海關的......總之，不同的單證，不同的作用。在實際貿易中，每一支產品、每一套設備的順利出口和貨款的回收都需要與之配套的、完整的、準確的單據(jù)，外貿單證系統(tǒng)主要就是用于提高業(yè)務人員工作效率，降低制單的出錯率。

通過外貿軟件制作進出口單證，需要知道單證工作的一般程序。

外貿出口單證工作的一般程序：備貨—>催證、審證、改證—>辦理出口托運手續(xù)—>商檢報驗與投?！?gt;出口報關—>取得運輸單據(jù)并發(fā)送裝運通知—>使館認證—>綜合審單與交單—>出口收匯核銷與退稅

外貿進口單證工作的一般程序：申領配額證明或進門許可證—>申請開立信用證—>修改信用證—>租船訂艙與投保—>審單付匯—>貨物的報檢與通關

一套完整的外貿單證管理，涉及的管理項目包括：廠價維護、產品管理、對外報價、外銷合同（要貨管理<采購合同、生產計劃、采購合同進程跟蹤、生產計劃跟蹤>、品質管理、庫存管理）、備貨出口、單證管理（報關商檢管理、應收應付管理、開票付款管理、核銷退稅管理、投訴索賠管理）

外貿單證管理解決方案

【系統(tǒng)預警界面】根據(jù)系統(tǒng)中需要提醒的節(jié)點，可自定義提醒的條件和時間。

【單位地址維護】這部分主要是管理我司或我司代理客戶公司的相關信息，可以同時維護多條信息，及同抬頭多帳戶信息。

【客戶信息管理】管理客戶的相關資料與往來信息、歷史資料等客戶資源，可對每一客戶的資金狀況、信用額度的詳細信息跟進，評審客戶分級，控制客戶業(yè)務操作風險。靈活設置相關客戶預警跟蹤，如節(jié)日、聯(lián)系周期等。

【航運運費數(shù)據(jù)管理】維護目前使用者會用到的目的港國別；以港口航線為主線的，不同時間、不同貨代或船公司報價。

【幣別匯率管理】支持多幣種結算。

【商品資料管理】將產品庫分成基本商品庫資料和樣品庫資料；使用者對自己產品定性分類，可直觀的用軟件進行分類，分類條件可自定義。

【商品庫的錄入方式】錄入維護方式多樣，可以將產品直接橫向錄入，還可按照客戶要求進行全屏錄入（展示），亦可進行Excel的直接粘貼或導入。

【產品管理】對商品可以自定義分類管理，支持唯一編碼方式統(tǒng)一規(guī)范管理。

【產品報價管理】支持圖文報價，一鍵生成報價單；各種歷史報價自定義查詢。

【外銷合同管理】根據(jù)報價自動生成外銷合同，通過系統(tǒng)可以直接生成各種單據(jù)格式，可直接另存為Excel、PDF等格式

【成本管理】成本核算可查看每單成本情況，也可以進行事后核算

【利潤核算】可查看每單利潤情況

【單證制作】出貨發(fā)票列表自動生成，出貨單證數(shù)據(jù)可以直接從對應的外銷合同中進行數(shù)據(jù)取用，取用時可多票分批次。打印多種單據(jù)（發(fā)票、裝船通知、報關單、發(fā)貨通知書、訂艙信息表、委托書、購貨合同、買賣合同），可自定義各種單據(jù)類型，打印的時候直接選擇對應的發(fā)票類型。

所有的單證樣式，通用版不適用的，可以按照公司的實際情況去定制模板；支持生成四套單據(jù)：報關單據(jù)、結匯單據(jù)、商檢單據(jù)、給客人清關單據(jù)；通過軟件自動生成的單據(jù)格式，可以直接生成Word、Excel、PDF、jpg等office文件；單據(jù)格式上可以直接掛接公司的電子簽章和法人簽名。

winseeing對單證“嚴格符合”要求：

單單一致，單證一致。所有單據(jù)的有關規(guī)定與信用證中的要求不應矛盾。

表面一致。單據(jù)和信用證之間在文字體現(xiàn)上沒有沖突。

一致原則的靈活處理。業(yè)務中對單單一致、單證一致的要求不可以機械的理解為一字不差，完全照搬照抄，應根據(jù)實際情況加以靈活處理。

winseeing對單證制作“五要求”：

要求1：正確/準確。要求制作的單據(jù)應首先滿足單單、單證一致，與所代表的貨物無出入。

要求2：完整。內容完整、份數(shù)上完整、種類的完整。

要求3：及時。單據(jù)制作不遲延，及時制單、及時審單、及時交單、及時收匯。

要求4：簡明。制作的單據(jù)簡單明了。

要求5：整潔。單據(jù)清楚、干凈、美觀、大方，格式設計合理、內容排列主次分明、重點內容醒目突出。

winseeing單證制作依據(jù)：

依據(jù)1：遵循法律、慣例和規(guī)定對制單工作的指導意義。

依據(jù)2：以合同、信用證和貨物實際情況為準，進行單據(jù)制作。

依據(jù)3：滿足各行業(yè)、部門的特殊要求。

外貿大多數(shù)都是通過憑單交貨、憑單付款方式。在信用證業(yè)務中，如果單據(jù)中有不符合信用證要求的地方，買方是可以拒付貨款的。因此，對單據(jù)的要求就更為嚴格。外貿軟件單證管理系統(tǒng)的作用，主要就是在單據(jù)制作的過程中，降低制單的失誤率，提高工作效率。

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